Organisatie

Werkplein Drentsche Aa is een dienstverlenende organisatie. Wij ontlenen ons bestaansrecht aan onze inwoners, cliënten en klanten die een beroep op ons doen. Zij staan centraal in al ons doen en handelen. Dat betekent dat wij onze organisatie zo inrichten, dat onze inwoners, cliënten en klanten optimaal bediend worden. Wij zijn een flexibele en innoverende organisatie met een platte structuur. Hierdoor kunnen wij ons voortdurend aanpassen aan onze complexe, veranderende omgeving. De structuur van de organisatie mag daarbij nooit belemmerend zijn.

dienstverleningsconceptOnze dienstverlening

Onze dienstverlening is snel, slim, simpel, dichtbij, doeltreffend en duidelijk. Dit geldt voor al ons handelen, voor onze cultuur en voor de manier waarop wij werken en samenwerken. Onze ambitie is kwalitatief goede en snelle diensten en producten te leveren. Wij meten en monitoren dit continue en sturen bij als dat nodig is. Opvallend is dat wij in 2018 de helft minder klachten hebben ontvangen van inwoners en dat het aantal bezwaarzaken nog steeds afneemt. Ook het aantal gegronde bezwaar- en beroepschriften neemt af. Dat betekent dat wij onze dienstverlening goed op orde hebben. Desondanks liggen de betaalde proceskosten iets hoger dan vorig jaar. Voor bezwaar zijn de kosten gedaald, voor beroep zijn de kosten iets gestegen door gegrond verklaringen als gevolg van tussentijds gewijzigde jurisprudentie. Hoe onze dienstverlening in 2018 is verbeterd leest u in onderstaand overzicht. 

Onze organisatie

Wij voeren de Participatiewet uit in opdracht van de Drentsche Aa gemeenten, Zij voeren de regie via de kadernota Participatie de norm, werk het doel, de prestatieovereenkomst, de begroting, de bestuursrapportage(s) en ons jaarverslag.

Om onze prestaties zo goed mogelijk te halen zijn wij georganiseerd langs de routes Onderwijs, Werknemer, Ondernemer en Vrijwilliger. Het (tijdelijk) verstrekken van inkomen (uitkeren) is hier nauw mee verbonden. Ons bestaansrecht ontlenen wij aan onze inwoners, cliënten, werkgevers en netwerkpartners. Wij zijn er voor hen en stellen hen in al ons handelen centraal.  

Om een zo goed mogelijk resultaat te halen en onze dienstverlening zo optimaal mogelijk te laten verlopen, hebben wij ruimte nodig om ons flexibel te organiseren. Wij willen immers maatwerk bieden aan onze inwoners, een betrouwbare maatschappelijke speler zijn en snel in kunnen spelen op veranderende ontwikkelingen in onze omgeving. 

Onze teams zijn de basis van onze organisatie. De hoeveelheid teams en de samenstelling daarvan is flexibel en kan snel aangepast worden aan het werkaanbod, zowel kwalitatief als kwantitatief. Alle teams zijn zelf organiserend en resultaatgericht. Als dat even niet lukt ondersteunen wij die teams daarin door teamontwikkeling en teamcoaching..

Wij staan als netwerkorganisatie midden in het maatschappelijke speelveld en dus dicht bij de mensen waar wij het voor doen: inwoners, cliënten, werkgevers en netwerkpartners. Wij zijn daarom grotendeels werkzaam op locaties bij wijk- buurt- en sociale teams, werkgevers, scholen en andere maatschappelijke instellingen. Hierdoor hebben wij korte lijnen en kunnen wij makkelijk verbindingen leggen.

Personeel

Onze medewerkers zijn de succesfactoren van onze organisatie. Een afgestemde bezetting (kwantiteit) en een continue ontwikkeling van deskundigheid en vaardigheden (kwaliteit) is daarbij van groot belang. Wij investeren bovendien in duurzame inzetbaarheid. In de huidige krappe arbeidsmarkt zijn wij daardoor nog steeds een aantrekkelijke werkgever. Ons personeelsverloop is klein en we zijn in staat om goede medewerkers aan ons te binden. Voor onze oudere medewerkers hebben wij maatwerkafspraken om ervoor te zorgen dat zij goed kunnen blijven functioneren.

Wij hebben hard gewerkt om te zorgen dat onze nieuwe collega's van Alescon-Noord zich bij ons thuis voelen. Zo hebben wij diverse kennismakingsbijeenkomsten georganiseerd en hebben medewerkers regelmatig op locatie aan de W.A. Scholtenstraat gewerkt. De klus is nog niet geklaard. In 2019 gaan wij verder met de invlechting en het borgen van een organisatiecultuur met gedeelde normen en waarden.

In 2018 hebben wij binnen onze organisatie aan 13 personen een stageplaats geboden en hebben wij vier afspraakbanen gerealiseerd. Daarnaast hebben wij diverse nieuwe vaktrainingen aangeboden aan ons personeel (Voorzieningenwijzer en Jobcoaching). 

Ons Arbobeleid is in 2018 getoetst door de arbeidsinspectie. De inspectie heeft een goedkeurende verklaring gegeven na een onderzoek op onder andere discriminatie en veiligheid van medewerkers. Het ziekteverzuimpercentage (exclusief Ziektewet) was in 2018 4,7% tegen 5,4% in 2017.

Het komende jaar zal de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA) een belangrijk aandachtspunt zijn. De belangrijkste verandering is dat onze medewerkers in het vierde kwartaal een nieuwe arbeidsovereenkomst krijgen aangeboden volgens de nieuwe cao.

In 2018 is ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden waardoor wij nog zorgvuldiger met de gegevens van ons personeel moeten omgaan. Hierover leest u meer onder het kopje Informatiebeveiliging.

iWerk

Het afgelopen jaar en met name de laatste vier maanden van 2018 hebben bijna volledig in het teken gestaan van de samenvoeging met Alescon-Noord. Intern hebben diverse werkgroepen op het gebied van personeel, communicatie, planning en control, financiën, juridische zaken en ICT hard gewerkt om de implementatielijst af te werken. Dat ging van inschrijvingen in het handelsregister, het splitsen van contracten en het verzorgen van afdoende bedrijfswagens tot en met een begrotingswijziging voor 2019. In de werkgroepen hebben medewerkers van Werkplein Drentsche Aa en Alescon-Noord goed samengewerkt en elkaar ook al een beetje leren kennen. Uiteindelijk heeft deze samenwerking geleid tot een geruisloze overgang op 1 januari 2019, zonder risico's voor de bedrijfsvoering. 

Cliëntenparticipatie

Wij vinden het belangrijk dat cliënten met ons meedenken en meebeslissen over onze dienstverlening. Hoe wij dat doen is beschreven in ons visiedocument. Cliëntenparticipatie is structureel in al onze processen ingebed en wij vragen cliënten na gesprekken één op één feedback op onze dienstverlening. In 2018 hebben wij daarnaast een aantal cliënten meermalen bereid gevonden om samen met ons de dienstverlening te verbeteren. Zo hebben wij onze brieven voorgelegd aan 30 cliënten met de vraag of zij onze brieven duidelijk en begrijpelijk vonden en wat nog verbeterd kan worden. Hier kwamen goede tips naar voren die wij ter harte hebben genomen. Ook hebben wij in 2018 onze nieuwe concept digitale aanvraagformulieren voor een uitkering intensief laten testen door een aantal cliënten. Zij hebben zich onder onze begeleiding verdiept in alle vragen en toelichtingen in de formulieren en hebben waarderingen gegeven aan vragen over onze dienstverlening. Mooi om te zien hoe deze testgroep zeer serieus aan de slag is geweest en ons op deze manier een veel beter inzicht heeft gegeven in de wensen en behoeften van onze cliënten.

De techniek schrijdt voort

In 2018 is ons nieuwe sociale intranet DeBrink geïntroduceerd. Onze medewerkers hebben hierdoor de mogelijkheid om samen te werken en informatie te delen binnen één omgeving. DeBrink voorziet duidelijk in een behoefte nu 80% van de medewerkers actief berichten publiceert en inhoudelijk reageert op publicaties. Een uitdaging voor 2019 is om de mogelijkheden van DeBrink nog meer in te zetten als vervanging van het interne mailverkeer.

Ons digitale loket voor inwoners is uitgebreid met formulieren voor de aanvraag voor een bijstandsuitkering voor mensen die in een instelling verblijven. Instellingen kunnen nu voor deze inwoners digitaal een aanvraag indienen wat de snelheid zeer ten goede komt. Ook hebben wij twee formulieren toegevoegd, het Interesseformulier (bij de intake) en het Declaratieformulier reiskosten. Hiermee zijn we op de goede weg om alle binnen onze organisatie gebruikte formulieren te digitaliseren.

Voor de aanvraag algemene bijstand wordt tot op heden gebruik gemaakt van formulieren van UWV via de website werk.nl. In 2018 hebben wij stappen gezet om voor deze aanvraag een eigen formulier te maken, zowel door PinkRoccade als door onze innovatiepartner Liaan. Eind 2018 zijn de formulieren zowel door medewerkers als door cliënten getest. Op basis van de testresultaten wordt een keuze gemaakt en vindt in 2019 implementatie plaats.
Onze automatiseringsomgeving wordt steeds complexer. Om in de toekomst grip te blijven houden op de onderlinge verbondenheid en werking van de belangrijkste systemen gaan wij het hosten en technisch beheer van deze systemen bij de leverancier beleggen. In 2018 zijn verschillende mogelijkheden hiervoor uitgewerkt zodat wij op basis daarvan begin 2019 een keuze gaan maken.

Veiligheid boven alles

Wij hebben binnen en buiten onze organisatie veel contact met cliënten. Doorgaans verlopen deze contacten prima. Maar soms komt het voor dat de cliënt ergens niet tevreden over is waardoor een gespannen situatie of zelfs agressie ontstaat. Het stand-by team verzorgt, samen met de medewerkers van de ontvangstbalie, de borging van de veiligheid. In 2018 hadden wij minder incidenten dan in 2017. Deze trend zet zich al een aantal jaren door.

Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens 

Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Ook wij moeten voldoen aan deze wetgeving. Wij hebben daarom een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld om hier toezicht op te houden.
Het voldoen aan de AVG is niet iets wat je op een gegeven moment klaar hebt en op de plank zet, het is een continu proces dat aandacht vereist en ingebed moet worden in al onze processen. Zo kreeg in 2018 ook elke nieuwe medewerker kort na indiensttreding een voorlichting. Het bekend zijn met en het handelen naar de procedure van het melden van incidenten maakt snelle adequate vervolgactie mogelijk.

Formeel voldoen wij nog niet geheel aan de wet AVG, zoals veel overheidsinstellingen met ons. Kijken wij naar de voortgang en de aantoonbaarheid van de te nemen stappen dan zijn wij op de goede weg. Wij weten wat er nog te doen staat en voor wanneer. Wij hebben het afgelopen jaar grote stappen gemaakt in de bewustwording van medewerkers. Door frequente publicaties op ons sociale intranet DeBrink weten alle medewerkers wat de AVG inhoudt en welke gevolgen dit heeft voor hun werk.

In 2018 hebben wij zes datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij zes andere beveiligingsincidenten werkten de getroffen borgingsmaatregelen en kon een melding worden voorkomen.

Medezeggenschap

Verantwoordelijkheden laag in de organisatie neerleggen heeft pas waarde als daar ook de zeggenschap ligt. Daarvoor is het afstemmingsoverleg ingericht. Medewerkers kunnen hier meedenken, meepraten en meebesluiten over diverse organisatievraagstukken. Ook de ondernemingsraad is in het afstemoverleg vertegenwoordigd.

De ondernemingsraad verricht haar taak met acht leden, waaronder een nieuwe voorzitter en vice-voorzitter ondersteund door een ambtelijk secretaris. Het afgelopen jaar was het  generatiepact / de vitaliteitsregeling een belangrijk thema met als gevolg dat nu maatwerk geleverd kan worden aan medewerkers van 60 jaar en ouder die een stapje terug willen doen. Verder is de ondernemingsraad betrokken geweest bij de nieuwe RI&E, de invlechting met Alescon-Noord, diverse personele ontwikkelingen. Maar ook onderwerpen die vanuit het afstemmingsoverleg nader onderzoek nodig hadden. 

De ondernemingsraad is het afgelopen jaar veel zichtbaarder geworden. Zij heeft onder andere kennisgemaakt met de ondernemingsraden van de gemeenten Aa en Hunze, Assen en Tynaarlo en met de ondernemingsraad van Alescon. Daarnaast heeft zij zich meer laten zien bij de achterban door het bezoeken van werkoverleggen.